来訪予定のお客様から「ビルの前まで来たのですが、入口がどこかわからなくて」と電話が入り、受付の方が電話越しに道順を説明することがあります。
そんな場面が月に何度か続くと、会社のサイトに載せているオフィス地図そのものを見直したくなりますよね。
とはいえ、社内にデザインを担当する人がいるわけでもなく、誰に何を頼めばいいのか見当がつかない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、来訪者向けのオフィス地図をプロに頼むまでの流れを、4つのステップに分けて紹介します。
依頼先ごとの費用の目安や、よくある失敗にも触れていきます。
迷わせない地図は、描く技術より先に「来訪者がどこで迷うか」を知っているかどうかで決まります。
ステップ1：来訪者がどこで迷っているかを書き出す
最初に手をつけたいのは、デザインの相談ではなく、来訪者が実際にどこで迷っているかを書き出す作業です。
プロは見やすい地図を描く技術を持っていますが、あなたのビルの入口がどちら側にあるか、エレベーターがどこで分かれているかまでは知りません。
毎日通っている側からすると、どこで迷うのかがかえって見えにくいものですよね。
道順が体に染みついているほど、初めて来る人のつまずきは想像しにくくなります。
よくあるのは、駅の出口が複数あって反対側に出てしまう、ビルの正面玄関が閉まっていて来客用の入口が側面にある、エレベーターが低層階用と高層階用に分かれている、受付がオフィスとは別のフロアにある、といったケースです。
どれも地図の上では小さな違いですが、来訪者にとっては足が止まる大きな分かれ道になります。
駅からビルまでの道順だけを丁寧に描き、ビルに着いてから受付までの動線が抜け落ちている地図は、実はかなり多く見かけます。
これでは地図を新しくしても、受付への電話は減らないかもしれません。
判断の目安になるのは、過去の来訪者からの問い合わせです。
ここ数か月で道を尋ねる電話やメールがあったなら、どの地点で迷ったのかを受付の方に聞き、多かった順に3つほど書き出しておくと、依頼の出発点になります。
迷ったポイントがわかっているかどうかで、同じ予算でも仕上がりの役立ち方は大きく変わります。
あなたの会社の来訪者は、どの地点で足を止めているでしょうか。
ステップ2：オフィス地図を「どこで使うか」を決める
迷うポイントが見えてきたら、オフィス地図をどの場面で使うのかを決めておきます。
使い道によって、プロに納品してもらうデータの形式が変わるためです。
ここを曖昧にしたまま頼むと、完成したあとに「この用途には使えなかった」と気づくことになりがちです。
たとえば、会社サイトに載せるだけならPNGなどの画像データで足ります。
一方、来訪案内のメールにPDFで添付したり、名刺の裏や会社案内のパンフレットに印刷したりするなら、拡大しても荒れにくいベクター形式のデータ（AIやSVGなど）があると安心です。
Web用の小さな画像だけを受け取り、あとから印刷物に流用したら文字がにじんで読めなかった、という話もよく耳にします。
判断の基準としては、使い道が2つ以上ありそうなら、最初からベクター形式での納品を条件に入れておくと後悔が少なくなります。
もう一つ決めておきたいのが、地図サービスとの役割分担です。
スマートフォンで経路を調べたい来訪者には、Googleマップなどの地図サービスへのリンクを別に用意し、オフィス地図のほうは駅の出口からビルの入口、受付までの流れを伝えることに絞る方法もあります。
すべてを1枚に詰め込もうとすると、情報が多すぎてかえって読みにくくなることがあるからです。
用途を決める作業は地味ですが、ここが決まると依頼先への伝え方も一気に具体的になります。
今のオフィス地図は、どの場面でいちばん見られているのでしょうか。
ステップ3：依頼先を比べて、費用の目安をつかむ
オフィス地図の作成を頼める先は、大きく分けて3つあります。
ホームページや会社案内をまとめて作るデザイン会社・印刷会社、地図の制作を専門にしている会社、そして個人で活動しているデザイナーです。
どこに頼むのが正解か迷うところですが、地図単体で頼むのか、ほかの制作物とセットなのかで選び方が変わります。
費用は条件によって幅がありますが、駅からの道順をシンプルに描く程度なら、個人のデザイナーに数千円から1万円台で頼めるケースも見かけます。
これに対して、ビル内の動線まで描き込む、英語など複数言語に対応させる、立体的なイラストで表現する、といった条件が加わると、数万円以上になることも珍しくありません。
会社サイトのリニューアルと同時に進めるなら、制作会社にまとめて頼んだほうが、色やフォントの統一がしやすいという利点もあります。
地図単体を頼むなら、ココナラのようなスキルシェアサービスで、地図作成を出品している個人のデザイナーを探す方法もあります。
過去の制作例を見比べてから相談できるので、仕上がりの雰囲気を事前につかみやすいのが特徴です。
それ以上に心強いのは、毎日そのビルに通っている自分たちでは気づけない、初めて来る人の目線で指摘をもらえることかもしれません。
「この交差点は目印が弱いので、角の銀行を入れたほうがいい」といった一言は、社内の人同士ではなかなか出てこないものです。
見積もりの段階で修正が何回まで含まれるかを確かめておかないと、細かな直しのたびに追加費用がかかり、結果的に高くつくことがあります。
安さだけで選ぶより、制作例の中に駅からの道順だけでなく建物の入口や館内の動線まで描いたものがあるかどうかを見るほうが、判断の材料としては確かです。
頼む相手を選ぶとき、あなたは価格と制作例のどちらを先に見ているでしょうか。
ステップ4：依頼時に渡す情報をそろえて、下書きを歩いて確かめる
依頼先が決まったら、地図に必要な情報をまとめて渡します。
ここで情報が足りないと、デザイナーは推測で描くしかなく、完成品が実際の道とずれてしまう原因になります。
口頭やメールの文章だけで道順を伝え、上がってきた下書きが想像とまるで違っていた、というのはよくある失敗です。
依頼時にそろえたい情報：住所と最寄り駅（使ってほしい出口）／目印になる建物の写真／来客用の入口とエレベーターの位置／受付のあるフロア／使い道とサイズ・データ形式／会社のロゴや指定の色／希望の納期
とくに役立つのが、最寄り駅の出口からオフィスの受付まで実際に歩きながら撮った写真です。
曲がり角ごとに1枚ずつ撮っておくだけで、デザイナーは現地を知らなくても正確な地図を描きやすくなります。
目印を選ぶときは、閉店や改装で変わりやすいコンビニや飲食店より、交差点名の標識、銀行、公園、駅前の広場など、長く変わりにくいものを優先するのが無難です。
目印にしていた店がなくなり、地図が数か月で使えなくなってしまうのは避けたいところですよね。
下書きが届いたら、その地図だけを持って駅から歩いてみるのがいちばん確実な確認方法です。
できれば、そのルートを歩いたことのない同僚に頼むと、迷いやすい箇所がはっきりします。
地図を見ずに歩ける社員が確認しても、つまずきにはなかなか気づけません。
初めての人が一度も立ち止まらずに受付までたどり着けたなら、その地図は十分に役目を果たせるのではないでしょうか。
今日のうちに決められる、最初の一歩
4つのステップを並べると手間がかかるように見えますが、今日すぐにできることは一つだけです。
受付の方に、最近の来訪者がどこで迷ったかを聞き、3つだけメモしておくことです。
その3つがあれば、依頼先に相談するときの最初の一文がすぐに書けます。
メモができたら、ココナラなどで地図作成の制作例をいくつか眺め、自分たちの迷うポイントに近いものを描いている人に、見積もりだけ相談してみる方法もあります。
頼むかどうかは、見積もりと提案を見てから決めても遅くありません。
毎回の電話案内に使っていた時間を、地図一枚で来訪者の安心に変えられるとしたら、試してみる価値はありそうです。
迷わせないオフィス地図は、来訪者がつまずく場所を言葉にすることから始まります。迷うポイントを3つ書き出し、使い道を決め、制作例を見ながら相談先を選ぶ流れで進めれば、初めてでもプロへの依頼は難しくありません。
頼むと決めたあと、実際にどう動き出すかを考えたい方は、こちらの記事も参考になるかもしれません。
